Salah satu media yang digunakan untuk berkomunikasi adalah surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang dilakukan pengirim surat kepada penerima surat. Dengan surat, kita dapat memberikan informasi, kabar, berita atau apa pun kepada seseorang yang berada jauh dari kita.

Pada awalnya surat hanya berbentuk tulisan di atas kertas dan dikirimkan melalui pos. Namun, saat ini ada pula surat yang dikirimkan melalui perangkat komputer dan internet yang disebut surat elektronik (surel) atau yang biasa disebut e-mail.

Jenis-jenis Surat

Ditinjau dari sifatnya, surat terdiri atas surat resmi dan surat tidak resmi.

  1. Surat resmi, yaitu jenis surat yang digunakan dalam situasi resmi. Surat resmi memiliki aturan penulisan yang baku, yang meliputi bahasa yang digunakan, struktur atau format penulisan, dan perihal yang bersifat resmi. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat lamaran, undangan, surat lelang, dan lain sebagainya.
  2. Surat tidak resmi, yaitu surat yang digunakan dalam situasi tidak resmi. Dalam surat tidak resmi tidak ada aturan baku menyangkut penggunaan bahasa dan struktur surat. Contoh surat tidak resmi adalah surat yang dikirimkan kepada keluarga, teman, atau kekasih.

Berdasarkan pengirimnya, surat dibagi menjadi.

  1. Surat pribadi, yaitu surat yang bersifat pribadi. Surat pribadi memuat kepentingan pribadi yang dikirim atas nama pribadi, baik ditujukan kepada orang lain, kelompok, atau lembaga tertentu. Berdasarkan jenis suratnya, surat pribadi dibagi menjadi surat pribadi resmi dan surat pribadi tidak resmi. Surat pribadi resmi misalnya surat lamaran pekerjaan. Sedangkan surat pribadi tidak resmi biasanya surat yang dikirimkan kepada teman lama.
  2. Surat instansi atau lembaga, yaitu surat yang dikirimkan oleh sebuah instansi atau lembaga atas nama instansi yang bersangkutan. Penulisannya memperhatikan format dan bahasa baku.

Langkah-langkah Menulis Surat Pribadi

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, surat pribadi dibagi menjadi dua, yaitu surat pribadi yang resmi dan surat pribadi yang tidak resmi. Surat pribadi yang bersifat resmi misalnya pada surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi resmi harus memperhatikan kaidah bahasa yang baik dan benar dengan format surat yang telah baku.

Sedangkan surat pribadi tidak resmi merupakan surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain berisi pesan pribadi dan tidak terkait dengan pekerjaan atau hal-hal resmi lainnya. Misalnya, surat yang ditujukan kepada kawan lama dan bertujuan menanyakan kabar. Saat menulis surat pribadi yang bersifat tidak resmi, maka perlu diperhatikan langkah-langkah berikut.

  1. Mempersiapkan tujuan penulisan surat, seperti kepada siapa ditujukan dan topik yang akan dibicarakan.
  2. Menulis surat dengan format: salam pembuka, pembukaan surat, isi, dan penutup. Bahasa yang digunakan dalam surat pribadi yang tidak resmi tidak terpaku pada bahasa Indonesia yang baku. Namun, bahasa yang digunakan tetap harus baik, santun, dan tidak menyinggung perasaan pembaca surat.
  3. Mengirimkan surat melalui pos atau surat elektronik (surel).