Motif pembuatan jurnal khusus sama seperti pembuatan buku besar pembantu. Jurnal khusus ini bisa ada bisa juga tidak. Dalam ruang lingkup perusahaan, yang biasanya lebih banyak perlu jurnal khusus adalah perusahaan dagang dan manufaktur yang kompleksitasnya lebih tinggi daripada perusahaan jasa. Meskipun demikian, tidak menutup kemungkinan perusahaan jasa juga memiliki jurnal khusus jika memang dirasa perlu. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan berikut ini.

Jurnal Khusus vs Jurnal Umum

Jurnal khusus ada untuk membantu jurnal umum. Dalam praktiknya, ada begitu banyak transaksi pada perusahaan dagang dan manufaktur yang berulang. Padahal transaksinya sama. Misalnya, pada perusahaan dagang setiap hari terjadi transaksi pembelian dan penjualan barang secara kredit sebanyak 1.000 kali. Atau, pada skala perusahaan dagang yang lebih besar (retail seperti swalayan), transaksi tak mungkin hanya terjadi 1.000 kali, melainkan bisa lebih dari itu.

Apabila hanya mengandalkan jurnal umum saja, tentu pihak perusahaan akan kesulitan mengidentifikasi jumlah dari transaksi sejenis tersebut. Misalnya, perusahaan ingin mengetahui tanggal berapa sajakah terjadi transaksi penjualan kredit. Tentu tak mungkin jika harus membolak-balik jurnal umum hanya untuk mencari transaksi penjualan kredit di tengah crowded-nya pekerjaan yang lain dan yang lain juga membutuhkan perhatian.

Dengan adanya jurnal khusus, hal-hal semacam itu bisa diatasi. Perusahaan tak perlu lagi mencari-cari transaksi sejenis dalam waktu lama karena hanya tinggal melihat jurnal khusus yang berisi tentang rekapitulasi transaksi penjualan kredit (tak ada transaksi non penjualan kredit). Dengan begitu, proses akuntansi pun bisa semakin mudah.

Oleh sebab itu, memang ada perbedaan signifikan antara jurnal umum dan khusus meskipun keduanya saling berhubungan, yaitu:

  • Jurnal khusus merupakan turunan dari jurnal umum, sedangkan jurnal umum berdiri sendiri.
     
  • Sumber jurnal khusus adalah jurnal umum, sedangkan sumber jurnal umum adalah bukti transaksi.
     
  • Semua transaksi keuangan wajib dicatat secara langsung ke jurnal umum, dan hal tersebut tak berlaku bagi jurnal khusus. Tak semua transaksi keuangan harus dicatat pada jurnal khusus. Hanya transaksi yang sifatnya berulanglah yang ditulis pada jurnal khusus.
     
  • Jurnal umum digunakan untuk semua perusahaan baik besar maupun kecil, sedangkan jurnal khusus hanya digunakan oleh perusahaan dagang dan manufaktur yang berskala besar saja atau setidaknya menengah.

Dari penjelasan di atas, tentu sudah jelas bukan perbedaan antara jurnal umum dan khusus itu seperti apa.

Fungsi Jurnal Khusus

Secara implisit, di atas sudah dijelaskan akan fungsi jurnal khusus, yaitu untuk mempermudah dalam hal pencatatan transaksi yang selalu berulang setiap hari. Selain untuk mempermudah, jurnal khusus juga bisa sebagai pengontrol antara jurnal umum dan bukti transaksi. Apakah saldo jurnal khusus dan umum tersebut sudah seimbang. Bila belum, mungkin ada transaksi yang belum ditulis. Atau, mungkin juga ada transaksi fiktif yang ditulis padahal tidak ada bukti transaksinya.

Jenis-jenis Jurnal Khusus

Apa saja transaksi yang berulang tersebut. Menurut SAK, transaksi berulang dan membutuhkan jurnal khusus adalah transaksi yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran kas serta transaksi pembelian dan penjualan kredit. Adapun jenis-jenis jurnal khususnya adalah sebagai berikut:

1. Jurnal penerimaan kas

  • Jurnal penerimaan kas adalah jurnal untuk mencatat segala macam transaksi keuangan yang menyebabkan kas bertambah. Biasanya transaksi yang menyebabkan kas masuk tersebut adalah pelunasan piutang dagang dan penjualan tunai.
     
  • Transaksi pelunasan piutang akan menyebabkan “Piutang ditulis pada sisi kredit,” sedangkan “Kas ditulis pada sisi debit”. Bila ada “Potongan Penjualan,” maka “Potongan Penjualan” tersebut ditulis pada sisi debit yang nanti akan mengurangi jumlah kas yang diterima oleh perusahaan.
     
  • Sementara itu, transaksi penjualan secara tunai akan menyebabkan “Kas bertambah dan ditulis di sisi debit,” sedangkan “Penjualan ditulis pada sisi kredit.” Sama seperti sebelumnya, jika ternyata ada potongan penjualan maka potongan tersebut akan mengurangi kas yang diterima oleh perusahaan.

2. Jurnal pengeluaran kas

  • Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang mencatat segala macam transaksi keuangan yang menyebabkan kas berkurang. Adapun transaksi yang menyebabkan kas berkurang adalah pelunasan utang dan pembelian secara tunai.
     
  • Transaksi pelunasan utang akan menyebabkan “Utang berkurang dan ditulis di sisi debit,” sedangkan “Kas berkurang dan ditulis di sisi kredit.”
     
  • Sementara itu, saat pembelian kredit akan menyebabkan “Pembelian bertambah dan ditulis pada sisi debit,” sedangkan “Kas ditulis pada sisi kredit.”

3. Jurnal pembelian

  • Jurnal pembelian merupakan jurnal khusus untuk mencatat semua pembelian secara kredit.
  • Dalam jurnal tersebut hal-hal yang wajib di antaranya:
    • Tentu saja tanggal pembuatan jurnal (ini berlaku untuk semua jurnal, baik jurnal khusus maupun umum).
    • Nomor faktur, ini WAJIB ada.
    • Syarat pembayaran, ini juga WAJIB ada, misalnya:
      • EOM, yang menyatakan bahwa utang dagang HARUS dilunasi perusahaan selambatnya pada akhir bulan.
         
      • 3/10 n/30, menyatakan bahwa batas akhir utang dagang memang 30 hari setelah transaksi. Namun, jika perusahaan melunasi selambat-lambatnya dalam sepuluh hari setelah transaksi, maka perusahaan akan mendapatkan diskon atau potongan utang sebesar 3%. Angka “3” dan “30” bisa diganti dengan angka yang lain sesuai dengan kebijakan perusahaan.

4. Jurnal penjualan

  • Terakhir adalah jurnal penjualan, yaitu jurnal yang mencatat SEMUA transaksi perusahaan yang dilakukan secara kredit.
  • Sama seperti di atas, dalam jurnal khusus penjualan, hal- hal yang wajib ada, di anntaranya:
    • Tanggal transaksi.
    • Nama debitur, misalnya ROSA, CAHAYA, atau PURNAMA.
    • Nomor faktur.
    • Syarat pembayaran yang keterangannya sama seperti di atas.

Transaksi yang Tidak Masuk Kelompok Jurnal Khusus

Bagaimana dengan transaksi yang tidak masuk dalam jurnal khusus? Transaksi-transaksi tersebut HANYA masuk pada jurnal umum. Contoh transaksi tersebut misalnya retur pembelian dan penjualan.

Contoh Kasus

Untuk lebih memahami, mari lihat contoh kasus berikut ini.

Perusahaan Dagang Pagar Alam dalam November 2012 memiliki transaksi yang berhubungan dengan pembelian kredit sebagai berikut:

2, dibeli barang dagang dari PT. Laksamana seharga Rp 1.750.000 syarat 2/10, n/30
8, dibeli perlengkapan toko dari PT. Dua senilai Rp 200.000
14, dibeli barang dagang dari PT. ABCDEF senilai Rp 4.700.000 syarat 2/10, n/60
18, dibeli barang dagang dari PT. Mytha senilai Rp 9.500.000 syarat 1/10, n/30
25, dibeli peralatan untuk kantor dengan harga Rp 550.000

Jurnal Khusus Pembeliannya adalah sebagai berikut.

Jurnal Pembelian Halaman
Tanggal Keterangan Syarat Pembayaran Ref. Jumlah
2 PT. Laksamana 2/10 ,n/30   Rp 1,750,000
14 PT. ABCDEF 2/10 ,n/60   Rp 4,700,000
18 PT. Mytha 1/10 ,n/30   Rp 9,500,000
Rp 15,950,000

Dari contoh di atas dapat dilihat tidak semua transaksi dimasukkan ke dalam jurnal khusus pembelian ternyata. HANYA transaksi yang berhubungan dengan kegiatan utama perusahaanlah yang masuk ke dalam jurnal khusus. Dalam hal ini, perusahaan dagang kegiatan utamanya adalah menjual beli barang. Itu sebabnya, hanya transaksi tanggal 2, 14, dan 18 lah yang dimasukkan dalam jurnal khusus. Sementara itu, transaksi tanggal 8 dan 25 dimasukkan dalam jurnal umum (seperti biasanya).

Jelas sudah, bahwa transaksi yang dimasukkan dalam jurnal khusus adalah transaksi yang sering terjadi. Dan, transaksi yang sering terjadi adalah transaksi yang berhubungan dengan kegiatan utama perusahaan. Sementara itu, transaksi yang jarang terjadi, seperti pembelian perlengkapan atau peralatan secara kredit, bukanlah transaksi yang sering terjadi. Tentu saja tidak setiap hari perusahaan membeli perlengkapan dan peralatan. Namun, hampir setiap hari perusahaan membeli dan menjual barang dagang.

Dengan demikian, jelas sudah peran antara jurnal umum dan khusus. Kedua jurnal tersebut ada untuk membuat kerja pihak yang berkepentingan dalam perusahaan menjadi lebih mudah.