Buku Besar, Bukan Buku Biasa

Secara umum fungsi yang ditawarkan oleh buku besar untuk pencatatan keuangan perusahaan, sama dengan fungsi jurnal umum. Fungsi-fungsi tersebut di antaranya: historis, mencatat, analisis, informatif dan instruktif. Fungsi buku besar yang tidak dimiliki jurnal umum adalah fungsi merangkum. Buku besar merangkum semua transaksi yang sudah dicatat dalam jurnal umum. Pada jurnal umum transaksi dan akunnya tersebar dan sulit untuk menemukan saldo akun tersebut, sehingga masalah tersebut teratasi dengan adanya buku besar. Buku besar kembali mengumpulkan akun-akun yang tercecer untuk menemukan saldo dan selanjutnya dibuat neraca saldo. Neraca saldo menjadi awal proses pembuatan laporan keuangan.

Jenis Buku Besar

Secara umum buku besar dibagi menjadi dua:

1. Buku besar utama

Buku besar utama adalah buku besar yang dipergunakan untuk mengumpulkan akun-akun dalam akuntansi. Semua akun: harta, hutang, modal, pendapatan dan beban memiliki akun tersendiri. Buku besar ini, sebagaimana yang telah disebutkan, merangkum perjalanan suatu akun, termasuk debit atau kredit dan jumlah berapa besar saldo..

2. Buku besar pembantu

Buku besar pembantu adalah buku besar yang disediakan untuk membantu buku besar utama. Akun-akun yang umumnya diberi buku besar pembantu adalah akun hutang, piutang. Kedua akun tersebut diberi buku besar pembantu, untuk memberitahukan rincian  akun hutang dan piutang.

Mengapa hutang, piutang perlu diperinci? Sebab hutang, piutang berurusan dengan orang-perorang yang memerlukan kejelasan atas hak dan kewajiban mereka.

Selain akun hutang dan piutang, akun-akun lain juga dapat dibuatkan buku besar pembantu. Tentu saja dengan syarat, akun tersebut melibatkan banyak pemilik (orang) yang masing-masing memerlukan kejelasan atas kewajiban atau haknya tersebut.

Buku besar pembantu diberi nama akun dan keterangan nama orang yang berkepentingan dengan akun tersebut. Contoh: buku besar pembantu : Hutang Burdin

Nantinya buku besar pembantu ini juga berlanjut pada buku besar. Total seluruh akun akan tampak pada buku besar utama.

Pemisahan Akun dalam Buku Besar

Dalam buku besar tidak lagi terjadi percampuran akun, sebagaimana yang dilakukan pada pembuatan jurnal umum. Tiap akun memiliki buku besar tersendiri dan diberi nomor urut akun sebagaimana yang telah disepakati bersama. Pemisahan akun secara mandiri, memudahkan dalam proses pemerolehan saldo suatu akun.

Saldo Normal Pada Buku Besar

Sebelum memahami lebih lanjut mengenai bentuk buku besar, akan lebih baik jika lebih dulu memahami informasi tentang saldo normal akun pada buku besar. Jika akun bertambah atau berkurang, aka nada pemisahan debit dan kredit pada jurnal umum. Sedangkan pada buku besar, suatu akun memiliki saldo normal. Saldo normal ialah saldo yang umumnya berlaku pada suatu akun, dalam keadaan yang diinginkan. Keadaan yang diinginkan adalah posisi perusahaan laba. Rugi merupakan keadaan yang tidak diinginkan perusahaan, sehingga jika perusahaan rugi sangat mungkin salah satu akun dalam buku besarnya tidak bersaldo normal.

Berikut tabel saldo normal akun-akun dalam perusahaan jasa:

 

Apabila ada salah satu akun yang tidak bersaldo sebagaimana tabel di atas, dapat dipastikan terjadi salah posting atau memang perusahaan akan mengalami kerugian.

Tata Cara Penomoran Akun

Neraca saldo menampilkan akun sesuai dengan nomor urut akun dalam perusahaan. Nomer urut yang digunakan biasa disebut nomer akun. Penomeran akun tidak memiliki standar baku, akan tetapi pada umumnya diberi nomer sesuai dengan jenis akun. Nomer akun diurutkan, dari harta, kewajiban (hutang), modal, pendapatan dan paling akhir adalah beban.

Nomer akun biasanya terdiri atas 3 sampai empat digit. Sebagai contoh nomor akun XYZ, rinciannya adalah sebagai berikut:

X : akun induk (Harta, Kewajiban, Modal, Pendapatan, Beban)

Y : akun penjelasan (contoh: HartaàPiutang)

Z : akun yang berisi nominal uang (contoh: HartaàPiutangàPiutang Usaha Rp 2.000.000,-)

Biasanya untuk nomer paling belakang ditambahkan nol, misal: 1120

Untuk sistem yang sering diberlakukan dapat dilihat dalam daftar di bawah ini

1000

Cara pengisian akun bentuk tiga kolom pada dasarnya tidak berbeda dengan pengisian akun bentuk dua kolom. Dalam akun bentuk tiga kolom setiap terjadi pencatatan baik di kolom debet maupun di kolom kredit, harus diikuti dengan pencatatan saldo. Dengan demikian saldo tiap akun setiap saat dapat diketahui tanpa harus menghitung lebih dulu jumlah sisi debet dan sisi kredit.

b. Bentuk Empat Kolom

1000 Harta (Aktiva)

1100 Kas

1110 Kas

Kas Kecil

1200 Piutang

1210 Piutang Usaha

1220 Piutang Lain-lain

1300 Peralatan

1310 Peralatan Kantor

1320 Akumulasi Penyusutan Peralatan Kantor

1400 Perlengkapan

1410 Perlengkapan Kantor

1420 Akumulasi Penyusutan Perlengkapan Kantor

1500 Sewa dibayar dimuka

1600 Tanah dan Bangunan

1610 Tanah dan Bangunan

1620 Akumulasi Penyusutan Tanah dan Bangunan

1700 Kendaraan

1710 Kendaraan

1720 Akumulasi Penyusutan Kendaraan

1800 Goodwill

1810 Goodwill

1820 Akumulasi Penyusutan Goodwill

2000 Kewajiban (Hutang)

2100 Kewajiban Lancar

2110 Hutang Bank...

2120 Hutang Lain-lain

2200 Kewajiban Jangka Panjang

2210 Hipotik

2220 Hutang jangka panjang lain

3000 Modal

3100 Modal pemilik

200 Prive

4000 Pendapatan

4100 Pendapatan Usaha

4200 Pendapatan Bunga

4300 Pendapatan Lain-lain

5000 Beban

5100 Beban Operasional

5110 Beban Transportasi

5120 Beban Listrik

5130 Beban ...

5200 Beban Administrasi

5210 Beban gaji

5220 Beban ATK

5230 Beban ...

5300 Beban Lain-lain

Penomeran akun di atas tidak memiliki standar baku, sebagaimana akun yang mempunyai SAK (Standar Akuntansi Keuangan). Penomeran dilakukan untuk mempermudah pencarian suatu akun. Pada laporan keuangan, biasanya pada penjelasan awal akan diberitahukan mengenai sistem penomerannya.

Bentuk Buku Besar

Bentuk buku besar ada dua jenis, yaitu skontro (akun bentuk T) dan Staffel.

1. Skontro

a. Bentuk T (T account)

Merupakan bentuk yang paling sederhana, menyerupai huruf T, mempunyai dua sisi yaitu sisi debet dan sisi kredit

b. Bentuk T dua kolom

Bentuk ini merupakan penyempurnaan dari akun bentuk T, sisi debet dan sisi kredit. Bentuknya sebagai berikut :

Keterangan

  • Nama (judul) akun ditulis di tengah atas.
  • Setiap akun diberi nomer kode menurut system penomeran yang digunakan. Sisi kiri disebut sisi debet dan sisi kanan disebut sisi kredit.
  • Kolom tanggal diisi dengan tanggal terjadinya transaksi atau tanggal pemindah bukuan (posting) Kolom referens (Ref) diisi dengan narna dan nomer halaman buku dari mana data yang bersangkutan dipindahkan. Berguna untuk memudahkan penelusuran data jika terjadi kesalahan pencatatan.
  • Kolom debet diisi dengan jumlah yang harus didebetkan sesuai dengan bukti transaksi. Jika pemindahbukuan dilakukan secara periodic dalarn kolom debet dicatat jumlah kolektif dari beberapa transaksi yang serupa. Demikian pula untuk kolom kredit.

Dalam penggunaan akun, bentuk dua kolom, untuk mengetahui saldo suatu akun sisi debet dan sisi kredit masing-masing harus dijumlahkan lebih dahulu. Apabila jumlah sisi debet lebih besar daripada jumlah sisi kredit, selisihnya disebut saldo debet. Apabila jumlah sisi kredit lebih besar daripada jumlah sisi debet, selisihnya disebut saldo kredit.

  1. Akun bentuk Stafel ada dua macam:

    a. Bentuk Tiga Kolom

Cara pengisian akun bentuk tiga kolom pada dasarnya tidak berbeda dengan pengisian akun bentuk dua kolom. Dalam akun bentuk tiga kolom setiap terjadi pencatatan baik di kolom debet maupun di kolom kredit, harus diikuti dengan pencatatan saldo. Dengan demikian saldo tiap akun setiap saat dapat diketahui tanpa harus menghitung lebih dulu jumlah sisi debet dan sisi kredit.

b. Bentuk Empat Kolom

Pengisian akun bentuk empat kolom tidak berbeda dengan akun tiga kolom, setiap terjadi pencatatan dalam suatu akun harus diikuti dengan pencatat saldo. Perbedaan terletak pada penampilan saldo. Dalam penggunaan akun bentuk empat kolom saldo suatu akun lebih jelas ditampilkan, artinya akan tampak apakah saldo debet atau saldo kredit. Walaupun dalam akuntansi sebenarnya saldo normal setiap akun sudah dapat dipastikan. Misalnya akun-akun aktiva dalam keadaan normal tidak mungkin bersaldo kredit.

Bentuk Buku Besar

Kegiatan posting ke dalam buku besar, artinya memindahkan akun yang telah dibuatkan jurnal umum ke dalam buku besar. Berikut contoh posting di dalam buku besar:

Terdapat transaksi sebagai berikut:

  1. 1 Januari 2012, Pak Angga memulai usaha dengan modal awal sebesar Rp 20.000.000,-
  2. 2 Februari perusahaan jasa milik Pak Angga membeli peralatan secara tunai Rp 1.000.000,-
  3. 5 Februari mendapat pendapatan dari jasa yang diberikan sebesar Rp 1.500.000,-
  4. 20 Februari membayar beban telepon dan internet sebesar Rp 200.000,-
  5. 21 Februari mengajukan hutang ke Bank BRI untuk penyediaan sarana prasarana sebesar Rp 5.000.000,-

Transaksi-transaksi tersebut di atas, akan dicatat dalam jurnal umum  sebagai berikut:

Jurnal Umum

Perusahaan Jasa Antar Jemput Sekolah “Agung”

Halaman : 1

Jika telah dibuat jurnal umum seperti di atas, dapat dibuat buku besar sebagai berikut:

Buku Besar

Perusahaan Jasa Antar Jemput Sekolah “Agung”

Akun :Kas

No. Akun:                                                                                                       Halaman : 1

Buku besar kas di atas menggambarkan saldo akhir kas sebesar Rp 25.300.000,-

Akun : Modal

No. Akun :                                                                                                      Halaman : 1

Buku besar modal menunjukkan saldo akhir untuk modal adalah sebesar Rp 20.000.000,-

Akun : Peralatan Kantor

No. Akun :                                                                                                      Halaman : 1

Buku besar peralatan kantor menunjukkan saldo akhir peralatan Rp 1.000.000,-

Akun : Pendapatan

No. Akun:                                                                                                       Halaman : 1

Buku besar pendapatan menunjukkan saldo akhir sebesar Rp 1.500.000,-

Akun : Hutang Bank BRI

No. Akun:                                                                                                       Halaman : 1

Buku besar hutang menunjukkan saldo hutang pada Bank BRI sebesar Rp 5.000.000,-

Demikianlah posting ke dalam buku besar merupakan langkah akhir dalam proses pembuatan buku besar. Bagi yang tidak terbiasa, hal-hal seperti ini cukup menyulitkan. Bagaimana harus membagi-bagi transaksi berdasarkan kriterianya. Kemudian memasukkannya ke dalam buku besar sebagai laporan akhir. Semoga  beberapa contoh yang ada dalam artikel ini bisa sedikit membantu Anda.