Sebelum kita membahas lebih lanjut mengenai buku besar pembantu, alangkah baiknya bila kita “berkenalan” terlebih dahulu dengan buku besar. Pada dasarnya, buku besar dan buku besar pembantu memiliki keterkaitan.

Buku Besar vs Buku Besar Pembantu

Dalam siklus akuntansi, buku besar dan buku besar pembantu baru boleh dilalui setelah melewati proses pembuatan jurnal (jurnal umum). Proses pemindahan dari jurnal ke buku besar, untuk selanjutnya dituangkan menjadi sebuah buku besar pembantu yang disebut dengan “posting”. Bila dalam jurnal umum, semua akun masih bercampur menjadi satu maka dalam buku besar kita bisa melihat berapa jumlah saldo per akunnya.

Awalnya, ketiadaan buku besar pembantu tak menjadi masalah. Toh, sebenarnya tidaklah wajib. Hanya paling penting setelah transaksi melewati jurnal umum adalah adanya buku besar. Sebenarnya, pada buku besar saja pihak-pihak yang berkepentingan sudah bisa melihat akun tertentu transaksi pada tanggal berapa saja dan saat ini berapa saldonya. Namun, seiring dengan bertambahnya kegiatan perusahaan dan skala, buku besar pembantu pada akhirnya dirasa sangat perlu.

Buku besar pembantu adalah buku besar yang ditulis lebih rinci lagi mengenai akun tertentu. Misalnya, buku besar pada akun “Utang.” Pada buku besar “Utang,” mungkin pihak- pihak yang berkepentingan akan kesulitan jika ingin merinci perusahaan berutang pada siapa sajakah dan berapa besarnya? Dengan adanya buku besar pembantu, pihak-pihak yang berkepentingan dalam perusahaan tersebut bisa melihat jumlah utang pada A, B, C, atau D.

Manfaat Buku Besar Pembantu

Selain bisa merinci akun-akun tertentu pada buku besar, keberadaan buku besar pembantu juga sangat penting dalam pengambilan keputusan, terutama yang berkaitan dengan utang, piutang, dan persediaan. Pihak internal perusahaan perlu mengetahui seberapa besarkah jumlah utang perusahaan pada beberapa kreditur dan yang mana yang paling besar atau kecil. Dengan melihat buku besar pembantu, pihak internal perusahaan juga bisa melihat debitur yang loyal pada perusahaan. Begitu pula dengan masalah persediaan, pihak internal bisa mengetahui seberapa cepat lalu lintas persediaan pada perusahaan tersebut, cepat atau lambatkah.

Dengan adanya informasi-informasi tersebut, pihak internal perusahaan bisa terbantu untuk memutuskan apakah tetap berutang pada pihak tertentu, apakah utang perusahaan akan ditambah, debitur/kreditur mana yang paling mumpuni yang harus dijaga baik-baik agar tidak pergi.

Selain itu, dengan adanya buku besar pembantu, perusahaan bisa mengontrol dan mengevaluasi kinerja dari setiap perusahaan. Misalnya, tahun ini perusahaan banyak memberi utang pada si A. Ternyata, selama kurun waktu berjalan, si A kurang loyal dalam membayar cicilan, padahal perusahaan sudah telanjur percaya dan memberikan utang dalam jumlah besar. Oleh sebab itu, di kemudian hari perusahaan mungkin tak akan lagi memberikan utang pada pihak yang sama, atau jika perlu memberikan pinjaman utang yang jumlahnya tidak perlu terlalu banyak.

Perusahaan juga bisa mengevaluasi, tahun ini lebih banyak berutang atau berpiutang. Pada akhirnya, dari sekian banyak utang atau piutang yang dimiliki kepada siapakah yang paling besar dan bagaimana hubungannya selama ini. Dengan merinci setiap akun utang dan piutang, perusahaan akan memiliki lebih banyak informasi spesifik yang tentunya akan membantu dalam memutuskan sesuatu.

Cara Membuat Buku Besar Pembantu

Cara membuat buku besar pembantu cukup mudah, yaitu:

1. Tentukan dulu, buku besar pembantu apa yang akan kita buat. Hal ini biasanya dapat kita lihat dari padat atau tidaknya ketiga transaksi ini, yaitu utang, piutang, dan persediaan. Dikarenakan pada masing-masing perusahaan memiliki perbedaan maka kita tak harus membuat sama dengan perusahaan lain. Bisa saja kita hanya membuat buku pembantu utang saja atau yang lain.

2. Setiap kali ada transaksi yang berhubungan dengan ketiga akun utang, piutang, atau persediaan, postinglah langsung ke buku besar pembantu dan buku besar. Tentu saja setelah sebelumnya melewati jurnal umum.

3. Pastikan bahwa tak ada yang terlewat sehingga tidak terjadi selisih antara saldo pada buku besar dan buku besar pembantu.

4. Yang biasanya membuat selisih pada kedua jenis buku besar tersebut adalah karena lupa untuk memposting transaksi pada buku besar dan buku besar pembantu (hanya salah satu saja). Imbasnya pada akhir periode saldonya tidak akan sama.

5. Hal-hal lain yang tidak terlalu krusial (berhubungan dengan angka), namun cukup penting untuk diperhatikan adalah tanggal pemostingan (harus sama antara buku besar dengan buku besar pembantu).

Jenis-jenis Buku Besar Pembantu

Tak semua akun pada buku besar harus memiliki buku besar pembantu. Perusahaan yang skalanya masih kecil, transaksinya juga belum banyak, biasanya tidak terlalu membutuhkan buku besar pembantu. Namun, perusahaan yang skalanya sudah besar dan transaksi hariannya sudah sangat banyak, buku besar pembantu menjadi hal yang wajib.
Buku besar pembantu dibagi menjadi tiga, yaitu:

1. Buku Besar Pembantu Piutang

Siapa saja yang berhutang pada perusahaan, berapa besar jumlahnya, dan piutang yang manakah yang mengalami kredit macet. Semua itu merupakan manfaat dari buku besar pembantu piutang.

Hal-hal yang harus ada dalam buku besar pembantu piutang adalah:

- Tanggal pembuatan (harus benar, tidak boleh terlambat walau hanya sehari)

- Keterangan. Pada kolom ini haruslah dituliskan sebab perubahan nilai piutang, misalnya: saat penjualan kredit berarti piutang bertambah, saat ada retur penjualan atau pengembalian barang yang rusak berarti piutang berkurang, dan saat pelunasan berarti piutang juga berkurang.

- Di bagian atas. Di bagian ini harus ada keterangan nama dan alamat debitur yang ditulis dengan selengkap-lengkapnya.

2. Buku Besar Pembantu Utang

Sama seperti buku besar pembantu piutang, perusahaan juga biasanya membuat buku besar pembantu utang jika jumlah kreditur banyak dan ada beberapa kreditur yang menjadi kreditur langganan. Mungkin, perusahaan sering berutang pada kreditur A, B, atau C. Dengan begitu, untuk memudahkan perincian dibuatlah buku besar pembantu utang.

Hal-hal yang harus ada dalam buku besar pembantu utang adalah:

- Nama dan alamat kreditur yang ditulis secara lengkap dengan tujuan agar mudah dihubungi.

- Waktu pembuatan.

- Keterangan yang memuat informasi sebab-sebab bertambah atau berkurangnya utang. Saat perusahaan membeli secara kredit maka utang bertambah. Saat perusahaan melakukan retur pembelian maka utang berkurang. Dan, saat perusahaan melunasi utang maka utang juga berkurang.

- Mengenai saldo normal (utang dan piutang bertambah dan berkurang ditulis pada debit atau kredit) harus sudah diketahui di awal pembuatan jurnal. Kesalahan asumsi tidak dapat ditoleransi.

3. Buku Besar Pembantu Persediaan

Buku besar pembantu persediaan HANYA ADA jika perusahaan menggunakan metode PERPETUAL dalam pencatatan persediaannya. Metode perpetual adalah metode yang selalu mencatat keluar masuknya persediaan sebagai akun “Persediaan” pada kartu persediaan.

Pada metode perpetual itu sendiri, terdapat tiga asumsi yang bisa dipilih perusahaan, meski saat ini menurut SAK hanya ada dua asumsi. Namun, tidak ada salahnya jika kita mengetahui ketiga jenis metode perpetual tersebut:

1. FIFO, barang masuk pertama akan keluar pertama dalam hal pencatatan harga pokoknya (bukan secara fisik).

2. LIFO, barang yang masuk terakhir akan keluar paling pertama dalam hal pencatatan harga pokoknya (bukan secara fisik). Metode ini kini sudah tidak berlaku lagi bagi perusahaan besar yang menggunakan SAK sebagai dasarnya. Sementara itu, perusahaan kecil yang menggunaan ETAP, metode ini masih digunakan.

3. Rata-rata, metode ini paling mudah dibandingkan dua metode sebelumnya. Intinya, semua harga persediaan yang sudah masuk dibagi dengan semua jumlah persediaan.

Demikianlah pentingnya buku besar pembantu yang sifatnya bisa sangat krusial dan wajib untuk perusahaan berskala besar.