Melihat Pentingnya Bukti Transaksi

Melihat dari makna bukti transaksi di atas, dapat disimpulkan bahwa keberadaan bukti transaksi sangat penting dan harus ada. Suatu transaksi tanpa bukti berarti fiktif, jika berurusan dengan KPK bisa masuk pada kategori korupsi. Bukti transaksi harus ada (tercatat) bagaimanapun bentuknya.

Bentuk-bentuk Bukti Transaksi

Bukti transaksi dapat dibedakan menjadi dua kelompok besar yaitu:

1. Bukti ekstern

Bukti ini dibuat oleh pihak di luar perusahaan yang telah melakukan transaksi keuangan dengan perusahaan. Bukti dapat juga dibuat oleh perusahaan untuk pihak luar perusahaan. Jenis-jenisnya:

  1. Cek

    Cek adalah sebuah bukti transaksi berbentuk surat perintah kepada pihak bank untuk membayarkan sejumlah uang kepada seseorang yang namanya tercantum dalam cek.
     
  2. Faktur

    Faktur sangat dikenal dalam jagat perdagangan dan akuntansi. Bukti transaksi ini dipergunakan untuk mencatat pembelian atau penjualan secara kredit.
     
  3. Kuitansi

    Kuitansi adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang secara tunai.
     
  4. Nota

    Ada dua jenis nota yaitu nota debet dan nota kredit
    • Nota debet merupakan bukti sebuah transaksi pengembalian barang yang dibuat oleh pihak pembeli
    • Nota kredit merupakan bukti sebuah transaksi pengembalian barang yang dibuat oleh pihak penjual.

2. Bukti Intern

Bukti intern merupakan bukti transaksi yang dibuat khusus untuk pihak intern perusahaan atau antarpihak intern perusahaan, seperti dari manajer keuangan kepada akuntan. Bukti transaksi intern yaitu memo.

Memo adalah catatan yang diberikan oleh seorang atasan untuk memutuskan beberapa hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. Memo yang biasa dibuat, yaitu penghapusan piutang, penghitungan umur perlengkapan dan peralatan dan catatan-catatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.

Fungsi Bukti Transaksi

Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya, bukti transaksi memiliki peranan penting dalam siklus akuntansi. Selain fungsi utama tersebut, terdapat beberapa fungsi tambahan yang takkalah pentingnya yaitu:

1. Bukti transaksi diperlukan untuk kebutuhan audit.

Audit adalah proses penelusuran kembali transaksi yang sudah berlangsung. Jika akuntansi berangkat dari pencatatan bukti transaksi kemudian mencatat dan menghasilkan laporan keuangan, audit melakukan proses berkebalikan.

Dalam audit seorang auditor bekerja secara berkebalikan. Ia memulai kerjanya dari melihat dan memeriksa laporan keuangan, untuk kemudian mencari bukti-bukti transaksi terkait demi membuktikan suatu laporan keuangan wajar.

2. Bukti transaksi bisa dipergunakan untuk bukti dalam persidangan.

Keberadaan bukti transaksi sangat dibutuhkan dalam persidangan-persidangan yang melibatkan kasus keuangan. Seorang penyidik tentunya akan berusaha mencari bukti transaksi yang dapat membuktikan seseorang bersalah atau tidak.

3. Bukti transaksi sebagai salah satu alat bantu untuk pengendalian internal.

Perusahaan besar atau kecil harus mempunyai alat pengendalian internal. Pengendalian internal penting digunakan untuk bertahannya suatu perusahaan. Bukti transaksi menjadi salah satu hal yang dapat diperiksa oleh pengawas tiap harinya untuk menentukan bahwa transaksi pada hari tertentu memang normal.

Contoh bukti transaksi untuk pengendalian internal, adalah pada mall atau toko-toko yang menjual pakaian atau barang yang bersifat tidak sekali pakai (bukan kebutuhan sehari-hari) Mall-mall tersebut sudah menerapkan barcode sebagai pencatatan bukti transaksi secara elektronik, tetapi mereka pun tetap menyimpan bukti transaksi manual. Bukti transaksi manual ini dipergunakan untuk mencocokkan antara yang tercatat pada sistem komputerisasi dengan yang senyatanya terjadi. Prosedur ini sangat bermanfaat untuk menanggulangi terjadinya kecurian atau sistem yang tiba-tiba error bahkan listrik mati.

Tips Penyimpanan Bukti Transaksi

Melihat pentingnya bukti transaksi dalam suatu perusahaan, maka penyimpanan bukti transaksi secara baik dan benar perlu dilakukan. Beberapa langkah dan cara dapat dilakukan untuk penyimpanan bukti transaksi. Tips berikut dapat dipergunakan untuk penyimpanan bukti transaksi:

  1. Pisahkan bukti transaksi sesuai tanggal terjadinya transaksi dan atur urut tanggalnya.  Pengurutan tersebut, tidak hanya memudahkan dalam pencatatan transaksi tetapi akan mempermudah pula untuk penelusuran kembali. Setelah diurutkan sesuai tanggal, urutkan berdasarkan bulan kemudian tahun. Lakukan seterusnya seperti itu, apabila perusahaan masih dalam kategori baru, akan lebih mudah melakukan hal tersebut dan tentunya akan meringankan beban pekerjaan di masa mendatang. Lain halnya perusahaan yang telah lama berdiri, jika perusahaan tersebut telah memiliki mekanisme pengumpulan bukti transaksi yang baik, hal seperti ini tentu tidak akan menjadi masalah, tetapi apabila yang terjadi sebaliknya harus segera dilakukan perbaikan.
  2. Tempatkan bukti transaksi dalam satu tempat khusus seperti map, laci khusus, karung jika memang bukti transaksi telah terkumpul amat banyak. Penempatan dalam tempat tersebut, tentunya harus berdasarkan urut bulan, dan akan lebih baik tiap bulan ditempatkan tersendiri (per wadah).
  3. Tempatkan bukti transaksi pada ruangan khusus atau lemari khusus. Hal ini untuk mempermudah dalam pencarian kembali apabila suatu saat bukti transaksi diperlukan. Bukti transaksi yang tidak disimpan tersendiri, akan menyulitkan saat berlangsungnya audit dalam suatu perusahaan. Tidak mungkin bukan, jika sudah ada seorang auditor siap mengaudit pekerjaannya menjadi terhambat karena harus mencari bukti transaksi yang tercecer? Kehilangan bukti transaksi, bisa berpengaruh terhadap hasil audit, dan sangat merugikan jika pernyataan audit yang keluar adalah tidak wajar.
  4. Kelompokkan bukti transaksi berdasarkan akun yang telah disepakati perusahaan. Bukti transaksi yang dikelompokkan berdasarkan akun akan memudahkan pencatatan dalam siklus berikutnya. Mencatat suatu transaksi, tidak dapat dicatat dalam bentuk seenaknya sendiri meski sudah disepakati oleh semua manajemen perusahaan. Ada standar khusus dalam pencatatan transaksi yang diatur dalam SAK (Standar Akuntansi Keuangan).
  5. Inventarisasi bukti transaksi harus dilakukan oleh seseorang yang mampu untuk melakukannya. Bukti transaksi memang memiliki kekuatan yang begitu hebat dalam suatu perusahaan, tetapi meski sehebat itu bukti transaksi adalah benda mati yang tidak memiliki kemampuan jika tidak diatur oleh manusia. Maka keberadaan sumber daya manusia yang bertanggung jawab atas bukti transaksi sangat penting.

Mengamati pentingnya bukti transaksi, timbul suatu pertanyaan. Apakah bukti transaksi perlu disimpan selamanya?

Jika disimpan semua, mulai dari awal pembukaan usaha tentu akan sangat merepotkan dan menghabiskan banyak tempat. Bayangkan jika dalam satu bulan saja perusahaan membukukan seratus transaksi berarti dalam setahun ia akan mengumpulkan 1200 bukti transaksi. Sangat makan tempat, tidak menarik dan tentunya mengundang serangga pemakan kertas.

Bukti transaksi da

Bukti transaksi dapat dibedakan menjadi dua kelompok besar yaitu:

1. Bukti ekstern

Bukti ini dibuat oleh pihak di luar perusahaan yang telah melakukan transaksi keuangan dengan perusahaan. Bukti dapat juga dibuat oleh perusahaan untuk pihak luar perusahaan. Jenis-jenisnya:

  1. Cek

    Cek adalah sebuah bukti transaksi berbentuk surat perintah kepada pihak bank untuk membayarkan sejumlah uang kepada seseorang yang namanya tercantum dalam cek.
     
  2. Faktur

    Faktur sangat dikenal dalam jagat perdagangan dan akuntansi. Bukti transaksi ini dipergunakan untuk mencatat pembelian atau penjualan secara kredit.
     
  3. Kuitansi

    Kuitansi adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang secara tunai.
     
  4. Nota

    Ada dua jenis nota yaitu nota debet dan nota kredit
    • Nota debet merupakan bukti sebuah transaksi pengembalian barang yang dibuat oleh pihak pembeli
    • Nota kredit merupakan bukti sebuah transaksi pengembalian barang yang dibuat oleh pihak penjual.

2. Bukti Intern

Bukti intern merupakan bukti transaksi yang dibuat khusus untuk pihak intern perusahaan atau antarpihak intern perusahaan, seperti dari manajer keuangan kepada akuntan. Bukti transaksi intern yaitu memo.

Memo adalah catatan yang diberikan oleh seorang atasan untuk memutuskan beberapa hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. Memo yang biasa dibuat, yaitu penghapusan piutang, penghitungan umur perlengkapan dan peralatan dan catatan-catatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.

pat dimusnahkan dengan kriteria sebagai berikut:

  1. Bukti transaksi yang menyangkut transaksi keungan dalam jumlah yang kecil atau tidak signifikan dalam mempengaruhi keuangan perusahaan. Lain halnya seperti bukti transaksi jual beli tanah, harus tetap disimpan sampai kapanpun, tetapi untuk jenis bukti seperti ini perlu ditambahkan bukti yang menguatkan secara hukum.
  2. Bukti transaksi yang telah mencapai umur tertentu dapat dimusnahkan. Contoh: manajemen inventarisasi bukti perusahaan dapat membuat kesepakatan yang disetujui semua elemen perusahaan, bahwa bukti transaksi dapat dimusnahkan jika mencapai umur 3 tahun. Sehingga tiap 3 tahun diadakan pemusnahan bukti.
  3. Telah diadakan audit, dan pernyataan atas audit tersebut wajar tanpa pengecualian.

Tanpa memenuhi kriteria di atas bukti transaksi belum dapat dimusnahkan dan masih dapat menjalankan fungsinya. Akhirnya memang bukti transaksi sangat penting, tetapi sebagaimana hukum alam semua ada masa berakhirnya. Sebagai seorang audit, atau pihak yang berkuasa atas control keuangan dari sebuah perusahaan, Anda dituntut untuk jeli dan teliti. Selain dalam perihal menghitung, sifat-sifat tersebut juga dibutuhkan ketika menyimpan bukti-bukti transaksi.