Bukti transaksi adalah yang menentukan ada tidaknya laporan keuangan. Tak akan mungkin ada lima jenis laporan keuangan jika tak ada bukti transaksi. Jikalau laporan keuangan dipaksakan ada tanpa bukti transaksi, hal tersebut termasuk moral hazard. Apa yang dimaksud dengan bukti transaksi dan apa saja jenis-jenisnya? Apakah ada perbedaan bukti transaksi yang ada pada perusahaan jasa, dagang, dan manufaktur? Untuk mendapatkan penjelasannya, mari kita simak ulasan singkat di bawah ini!

Definisi Bukti Transaksi

Bukti transaksi merupakan bukti yang menyatakan bahwa baru saja terjadi transaksi antara dua pihak (pembeli dengan penjual atau konsumen dengan produsen) yang mengakibatkan berpindahnya uang atau barang. Bukti itulah yang nantinya akan dijadikan dasar bagi pihak akunting perusahaan untuk mencatat kegiatan ekonomi yang dilakukan perusahaan. Misalnya, perusahaan A membeli perlengkapan kantor secara tunai pada toko B. Perusahaan A mendapatkan barang berupa perlengkapan kantor dan kuitansi dari pembelian tunai tersebut, sedangkan toko B mendapatkan uang dari hasil jual beli tersebut dan bukti transaksi berupa lembar kuitansi kecil yang tidak ikut diberikan pada perusahaan A.

Manfaat Bukti Transaksi

Di awal sudah dikatakan bahwa keberadaan bukti transaksi itu sangat penting. Berkaca pada contoh di atas misalnya, dengan adanya bukti transaksi berupa kuitansi, perusahaan A dan toko B akan memiliki ikatan “batin” (hitam di atas putih). Dengan begitu, jika suatu saat terjadi sesuatu, misalnya toko B berkata bahwa perusahaan A belum membayar maka perusahaan A bisa menunjukkan kuitansinya sebagai bukti. Jika telah begitu maka urusan pun selesai.

Bukti transaksi juga bermanfaat saat proses audit (pemeriksaan kecocokan antara laporan keuangan dengan kondisi nyata). Saat auditor menanyakan transaksi yang dinilai janggal misalnya, pihak akuntansi perusahaan tak perlu takut jika memiliki bukti transaksi karena semua sudah terekam di sana.

Pada akhirnya, tentu saja manfaat bukti transaksi yang tidak kalah pentingnya adalah sebagai syarat untuk memproses transaksi keuangan selanjutnya hingga menjadi laporan keuangan. Tanpa bukti transaksi, laporan keuangan yang dibuat akan dianggap tidak valid dan si pembuatnya bisa dikenai sanksi karena melakukan moral hazard.

Macam-macam Bukti Transaksi

Bukti transaksi pada perusahaan jasa, dagang, dan manufaktur pada dasarnya sama. Hanya saja ada beberapa bukti transaksi yang memang hanya ada pada perusahaan jasa, dagang atau manufaktur. Apa saja bukti-bukti transaksi tersebut?

1. Nota Debit

Ketika perusahaan (jasa, dagang, atau manufaktur) bertindak sebagai konsumen dari perusahaan/supplier lain, ia mungkin akan menerbitkan nota debit sebagai bentuk komplain atas barang yang tidak sesuai dengan pesanan. Nota debit merupakan bukti bahwa perusahaan mengembalikan barang yang ia beli karena alasan tertentu. Akibat dari nota debit tentu saja barang yang ada dalam gudang berkurang dan jika barang tersebut dibeli secara kredit maka utang dagang pun akan berkurang.

2. Nota Kredit

Apabila nota debit melihat perusahaan sebagai sisi konsumen maka nota kredit ini sebaliknya. Perusahaan membuat nota kredit sebagai akibat dari barang yang dijual tidak sesuai pesanan sehingga pembeli komplain. Pengembalian barang yang telah dijual tersebut ditulis pada nota kredit. Jika transaksi dilakukan secara kredit maka bukti transaksi ini akan mengakibatkan piutang usaha perusahaan berkurang.

3. Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi yang mungkin sering kita jumpai. Bukti transaksi ini ada akibat transaksi secara tunai.

4. Kuitansi

Selain nota kontan, bukti transaksi tunai juga bisa mengunakan kuitansi. Kita pun mungkin sering melihat bukti transaksi ini karena hampir semua transaksi tunai menggunakan kuitansi.

5. Faktur

Bukti transaksi ini digunakan untuk perusahaan dagang dan manufaktur, meskipun tidak menutup kemungkinan bahwa perusahaan jasa pun kadang-kadang menggunakannya. Faktur merupakan bukti transaksi kredit atas penjualan atau pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Faktur dibagi menjadi dua, yaitu:

  • Cek

    Karena jumlah transaksi tunai yang cukup krusial, biasanya perusahaan menerima/memberikan cek saja pada klien untuk dicairkan. Cek dianggap sebagai bukti transaksi tunai yang menyerukan pihak bank untuk membayar sejumlah uang yang sudah ditulis pada cek tersebut kepada orang yang namanya juga sudah ditulis di cek tersebut. Pihak yang memberikan cek akan menandatangani cek tersebut untuk meyakinkan pihak bank bahwa ia benar-benar memberikan uang sejumlah tersebut pada orang yang namanya tertera di sana.
     
  • Bilyet Giro

    Bilyet giro memiliki kesamaan dengan cek, hanya bedanya bilyet giro tak bisa diuangkan. Bukti transaksi ini merupakan bukti untuk pemindahbukuan sejumlah uang dari rekening pihak pemberi kepada rekening pihak penerima, bisa sesama bank atau antarbank. Bilyet giro ini juga sering digunakan untuk transaksi keuangan dalam jumlah besar. Daripada menerima risiko hilang atau dicuri, lebih baik dipindahbukukan saja.

6. Memo

Disebut juga bukti memorial. Memo merupakan salah satu bukti transaksi internal yang hanya terjadi di ruang lingkup perusahaan. Biasanya diberikan dari pihak yang pangkatnya lebih tinggi ke yang lebih rendah. Misalnya, pemilik perusahaan menyuruh bagian akuntansi untuk membuat jurnal penyesuaian karena ia telah mengambil uang perusahaan untuk kepentingan pribadi (prive). Maka dari itu, cukuplah pemilik perusahaan tersebut membuat memo.

7. Kartu Persediaan

Bila bukti-bukti transaksi sebelumnya adalah untuk semua perusahaan. Maka dari itu, bukti transaksi yang ini HANYA dimiliki oleh perusahaan dagang dan manufaktur. Kartu persediaan merupakan bukti keluar masuknya barang. Sekalipun dalam kartu persediaan tak ada aliran kas secara langsung, namun kartu persediaan ini dipergunakan sebagai dasar dalam memperkirakan jumlah kas. Bukankah keluar masuknya barang pasti memengaruhi jumlah kas.

8. Slip Gaji

Slip gaji merupakan transaksi internal perusahaan. Bukti transaksi ini menunjukkan bahwa perusahaan sudah membayar sejumlah uang tertentu pada karyawanya, termasuk di dalamnya perincian tentang tunjangan dan potongan, jika memang ada.

9. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi yang menggambarkan bahwa ada aliran dana yang masuk ke perusahaan. Sebenarnya bukti kas masuk ini bisa digantikan oleh kuitansi atau nota tunai, toh fungsinya sama, yaitu menunjukkan bukti bahwa memang ada transaksi yang menyebabkan kas masuk.

10. Bukti Kas Keluar

Sedangkan bukti kas keluar merupakan bukti transaksi yang menyatakan bahwa ada aliran dana kas keluar dari perusahaan ke pihak ketiga. Bukti kas keluar ini biasanya digunakan perusahaan untuk transaksi pelunasan utang usaha/dagang.

11. Struk

Struk bisa dikatakan juga sebagai bukti transaksi. Bukti transaksi ini sering kita lihat di swalayan atau toko sejenis yang sudah menggunakan software tertentu untuk menjalankan sebuah transaksi.

Lalu, bagaimana cara mendapatkan jenis-jenis bukti transaksi di atas? Bukti-bukti transaksi di atas bisa didapatkan dengan dua cara. Jika di antara kita ada yang baru saja mendirikan perusahaan dan tentu saja membutuhkan beragam bukti transaksi untuk kegiatan operasional perusahaan, maka kita bisa membeli beragam jenis bukti transaksi tersebut di toko. Atau, kita juga bisa membuatnya sendiri. Ada beberapa bukti transaksi yang dibuat sendiri oleh perusahaan, misalnya bukti utang karyawan pada perusahaan, bukti pinjaman, dan yang sejenis. Intinya “hanyalah” perusahaan benar-benar melakukan transaksi dan hal tersebut dibuktikan dengan bukti transaksi.

Berdasarkan penjelasan di atas, bisa kita pahami bahwa bukti transaksi adalah hal yang sangat krusial untuk semua perusahaan. Baik perusahaan jasa, dagang, maupun manufaktur, semuanya membutuhkan bukti transaksi sebagai pondasi. Hilangnya bukti transaksi bisa berakibat fatal bagi pihak pembuat laporan keuangan. Ia bisa dituduh melakukan korupsi. Jadi, jika saat ini kita bekerja pada salah satu dari ketiga jenis perusahaan tersebut sebagai staf akunting adalah sangat penting untuk menyimpan bukti-bukti transaksi (sekecil apapun) dengan sebaik-baiknya.